Wie mittelständische Unternehmen ihr Vertragsmanagement digitalisieren und damit effektiver gestalten können

SCANAGY bringt Transparenz, Sicherheit und Tempo ins Vertragsmanagement

Mit ihrem neuen Modul SCANAGY Vertrag bietet die EnergieMarkt Beratungsgesellschaft mbH (emb) Führungskräften die volle Vertragskontrolle. Und das für alle Branchen – ganz egal, ob sie in der Energiewirtschaft, der kommunalen Verwaltung oder sonstigen mittelständischen Unternehmen tätig sind. Wir sprachen mit Daniel Knipprath, Geschäftsführer der emb, über branchenübergreifende Mehrwerte und Features.  

?: Bei der Entwicklung Ihres neuen Moduls SCANAGY Vertrag haben Sie bewusst die Erfahrung Ihrer Kunden im operativen Tagesgeschäft mit einfließen lassen. Mit Blick auf die Praxis: Worin bestehen die größten Herausforderungen im Vertragsmanagement eines typischen mittelständischen Unternehmens?

Daniel Knipprath. (Bild: emb)

!: Unternehmen müssen heute eine Vielzahl an Verträgen managen. Das reicht von Miet- und Leasingvereinbarungen bis hin zu Dienstleistungs- und Darlehensverträgen. Wenn sie nicht digital in einfachen Excel-Tabellen vermerkt sind, werden die fixierten Konditionen, Fristen und regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben häufig noch in unhandlichen Ablageordnern erfasst. Nicht selten teilen sich dabei mehrere Organisationseinheiten die Verantwortung.

„Fehlender Überblick behindert das Controlling“

Die Folgen einer dezentralen, teilweise noch manuellen Archivierung liegen auf der Hand: Oft bleiben die vorhandenen Informationen zu zentralen Vertragsinhalten unvollständig und unübersichtlich. Nicht nur Außenstehenden fällt es schwer, Verantwortliche zuzuordnen und eine klare Aussage zur Aktualität von Verträgen und Vorverträgen zu treffen. Der fehlende Überblick über die zentralen Vertragsinhalte schränkt auch die zur Verfügung stehenden Controlling-Möglichkeiten drastisch ein, was wiederum einen größeren nachträglichen Bearbeitungsaufwand nach sich zieht. So werden nicht selten Fristen überschritten und Vertragsverpflichtungen aus dem Blick verloren.

?: Hier kommt Ihr neues Modul SCANAGY Vertrag ins Spiel. Wie würden Sie dessen Vorteile mit wenigen Sätzen umreißen?

!: SCANAGY Vertrag bietet unseren Kunden Transparenz bei all ihren Verträgen und überwacht deren Laufzeiten, Fristen und Aufgaben automatisch. So erhalten Führungskräfte – unkompliziert und ganz unabhängig von ihrer Branche – die volle Kontrolle über Erstellung, Verwaltung, Controlling und Fristeinhaltung ihrer internen und externen Vertragsverhältnisse. Mit nur einem Click haben sie ihre Verträge im Blick, können notwendige Aktivitäten ableiten und Risiken realistisch beurteilen.

„Digitales Vertragsmanagement reduziert unternehmerische Risiken“

?: Ein gerade auch in Hinblick auf das Compliance Management wichtiger Aspekt.

!: Das stimmt. Als bereichsübergreifende Prozess- und Organisationsaufgabe hat das digitale Vertragsmanagement in den letzten Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen. Es reduziert nicht nur die unternehmerischen Risiken, sondern bildet auch die Grundlage für ein systematisches Informations- und Wissensmanagement, ohne das eine erfolgreiche Geschäftsentwicklung heute undenkbar ist.

?: Welche grundlegenden Funktionen stehen Ihren Kunden branchenübergreifend zur Verfügung?

!: Unser Anspruch war es, durch ein einfaches und intuitives digitales Vertragsmanagement neue Freiräume zu erschließen. Das inhaltliche Spektrum dabei ist breit: Mit SCANAGY Vertrag können Vertragsinhalte, Vertragsdokumente, externe und interne Vertragspartner, Organisationseinheiten sowie deren Rollen und Rechte effektiv verwaltet und darauf basierend erforderliche Aufgaben – inklusive Serienaufgaben – erstellt werden.

„SCANAGY Vertrag bietet eine Reihe vorteilhafter Funktionen“

Als integraler Bestandteil unserer Steuerungs- und Managementsoftware SCANAGY bietet SCANAGY Vertrag daher eine Reihe vorteilhafter Funktionen, die praxisorientiert und pragmatisch in allen Funktionsbereichen umgesetzt wurden. Dazu gehört eine rollenorientierte Rechtevergabe ebenso wie die Einbindung spezieller Filter- und Exportfunktionen zur Weiterverarbeitung von Ergebnislisten oder die Erfassung von Terminen und Aufgaben in einer zentralen Übersichtsliste. Eine übersichtliche, bedarfsgerechte Dashboard-Ansicht dient der schnellen Orientierung. Anstehende Aufgaben, Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen werden dabei automatisch überwacht und kommuniziert, auch per E-Mail.

SCANAGY Vertrag bietet Transparenz, Dokumentationssicherheit und schnelle Zugriffsmöglichkeiten. Exemplarisch seien in diesem Zusammenhang die einfache und intuitive Erfassung von Verträgen, individuelle Vertragskategorien zur besseren Strukturierung, eine compliance-konforme Hinterlegung von Vertragsdokumenten und die Erstellung personengebundener Aufgaben genannt – inklusive einer automatischen Fristenüberwachung.

„Plattformunabhängig und mobil per Software-as-a-Service nutzbar“

?: Wie können Ihre Kunden SCANAGY Vertrag nutzen?

!: Wie bereits SCANAGY Projekt kann SCANAGY Vertrag ganz einfach plattformunabhängig und mobil als sicherheitszertifizierte Software-as-a-Service-Lösung genutzt werden. Das senkt die Investitionen, hält den Implementierungs- und Administrationsaufwand gering und erhöht die Kostentransparenz.

?: Sie sprachen bereits die gesamte Bandbreite von SCANAGY an. Welche Vorteile erschließen sich im Zusammenwirken der einzelnen Leistungsbereiche?

!: Im Zusammenspiel mit SCANAGY Projekt ergeben sich wertvolle Synergien für ein effektives Prozess- und Organisationsmanagement. So werden die zentralen Themen „Projekte“ und „Verträge“ bereichsübergreifend kontrolliert und effektiv gesteuert. Gemeinsam bieten beide Module dadurch eine einzigartige 360-Grad-Sicht auf alle laufenden Projekte und Vertragsverhältnisse.

?: Herr Knipprath, vielen Dank für das Gespräch!

Das Interview führte Dr. Anke Schäfer, Dr. Schäfer PR- und Strategieberatung.

Unter info@e-markt-b.de können sich interessierte Führungskräfte aller Branchen zu einem kostenfreien Webinar anmelden.

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