Überforderung und Stress durch hohe Marktdynamik? Die Stadtwerke Meiningen halten mit ORGA-MAN/projekte beim Projektmanagement die Zügel straff

Projekte einfach machen mit der SaaS-Lösung ORGA-MAN/projekte

Jeder kennt es: Neue Projekte sind nicht sonderlich beliebt, da sie oftmals zu Mehrarbeit führen. Die Hauptaufgabe des Projektleiters besteht vielfach darin, sein Team zusammenhalten und gleichzeitig den Projekterfolg sicherzustellen. Dabei hat man oft gar kein Projektmanagementwerkzeug an der Hand oder aber nur ein sehr komplexes, welches die Beteiligten schnell überfordert und deshalb auf wenig Akzeptanz stößt. Grund genug für die Projekt: Unternehmensberatung GmbH sich dieses Themas anzunehmen und mit ORGA-MAN/projekte eine Softwarelösung zu entwickeln, die sich auf das Wesentliche konzentriert und einfach zu bedienen ist.

Bereits seit Ende 2018 gehören die Stadtwerke Meiningen zu den Pilotkunden der modularen Software ORGA-MAN der Projekt: Unternehmensberatung. Im Anschluss an ein Reorganisationsprojekt des Shared Service sollte damals die neue Prozessorganisation der Stadtwerke IT-seitig abgebildet werden. Dabei sollten die Prozessverantwortlichkeiten für jeden Mitarbeiter transparent sein und die entsprechenden Abläufe einfach zu dokumentieren sein. „Mit ORGA-MAN haben wir genau diese Plattform gefunden“, so Oliver Plambeck, Bereichsleiter Shared Service der Stadtwerke Meiningen. Die Ideen gingen im Laufe der Zeit aber noch weiter, denn perspektivisch sollte eine Plattform geschaffen werden, auf der die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen im Hause haben. Dies betraf nicht nur die Prozessinformationen selbst, sondern u.a. auch die Darstellung wichtiger Ansprechpartner und übergeordneter Verantwortlichkeiten. „Durch die Zusammenführung aller Informationen dient uns ORGA-MAN inzwischen nicht nur als zentrale Datendrehscheibe, sondern erlaubt uns zudem, unsere Organisations- und Prozessstrukturen für alle Mitarbeiter im Unternehmen zugänglich zu machen“, fasst Oliver Plambeck zusammen.

Graphischer Aktivitätenplan in ORGA-MAN/projekte.

Optimierte Projektorganisation

Darüber hinaus war es der Geschäftsführung wichtig, dass neben der eher statischen Aufbauorganisationauch eine dynamische Projektorganisation abgebildet werden kann. Jeder Projektbeteiligte sollte ohne viel Aufwand sehen können, an welchen Projekten er beteiligt ist, welche Aufgaben er dort hat und wer die jeweils verantwortliche Person (neben seiner klassischen Führungskraft) ist. „Die Energiewirtschaft wird zunehmend durch eine hohe Projektdynamik geprägt. Für die bislang sicherheitsorientierte Unternehmenskultur von Energieversorgern kann es dabei schnell zu Überforderung von Mitarbeitern und Führungspersonal kommen. Umso wichtiger ist es, den aktuellen Workload der Arbeitseinheiten zu monitoren und die passenden Werkzeuge bereitzustellen“, so Stefan Biesalski, Geschäftsführer der Projekt: Unternehmensberatung.

ORGA-MAN/projekte – Vielseitig einsetzbar

Genau mit diesem Credo startete das Beratungshaus Anfang 2020 mit der Erweiterung der ORGA-MAN Plattform um das Thema Projekte. Bereits Ende April 2020 lieferte das Unternehmen eine erste Version der Software an die Stadtwerke Meiningen aus, die schnell produktiv gesetzt wurde. Neben einem Projekt zum Rollout der intelligenten Messsysteme steuern die Stadtwerke aktuell auch die Ausschreibung zur Gewinnung einer neuen Marketingagentur über das neue ORGA-MAN Modul. Dabei werden neben den Verantwortlichkeiten, Projektzielen und der Projektorganisation auch die Projektaktivtäten, to do´s und Budgets einfach in der Software verwaltet und gemonitort. Über ein Ampelsystem und ein übersichtliches Projektcockpit hat man jederzeit sämtliche Projektaktivitäten und den Projektstatus im Blick. Der Projektverantwortliche kann so bei Bedarf aktiv gegensteuern, sollte einmal etwas aus dem Ruder zu laufen drohen.

„Für uns bietet ORGA-MAN mit seinem Projektmanagement-Modul die passende Lösung, da wir einerseits auf die klassischen Projektmanagement-Funktionen zugreifen können und gleichwohl auf Management-Ebene ein gutes Controlling-Instrument erhalten. Durch die intuitive und praxisorientierte Bedienbarkeit fällt es selbst Mitarbeitern mit wenig Projekterfahrung leicht, sich schnell in der Applikation zurechtzufinden“, so Oliver Plambeck. Das neue Modul ist komplett in die ORGA-MAN-Plattform integriert, sodass die relevanten Projektinformationen an verschiedenen Stellen im System online zur Verfügung stehen. „Alle unsere Kernmodule können aber auch stand alone eingesetzt werden und sind nicht nur für die Energiewirtschaft, sondern auch in anderen Branchen einsetzbar“, so Stefan Biesalski abschließend.