Damit Personalausfall kein Störfall wird: Mitarbeiter- und Prozessinformationen kombinieren

Nicht nur bei kurzfristigem Personalausfall: Neues ORGA-MAN-Add-on „personal“ schafft Transparenz

Ganz gleich ob kleines Stadtwerk, großer Versorger oder Netzbetreiber: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind eine wichtige Säule der Unternehmen und ein Garant funktionierender Geschäftsprozesse. Insofern ist es bei Personalausfall – etwa durch Krankheit – für Führungskräfte essentiell zu wissen, mit welchen Aufgaben die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betraut sind, welche Fristen zu beachten sind, an welchen Projekten sie arbeiten oder welche IT-Plattformen sie im Arbeitsalltag nutzen. Damit die Versorger schnell reagieren können, hat die Projekt: Unternehmensberatung GmbH jetzt ein ORGA-MAN Add-on zum Kernmodul „prozessorga“ entwickelt, um Prozess- und Mitarbeiterinformationen gezielt miteinander verschneiden zu können.

„Sobald Mitarbeiter ausfallen oder das Unternehmen verlassen, sind die Verantwortlichen umgehend gefordert, notwendige Schritte einzuleiten, um den reibungslosen Verlauf der Geschäftsprozesse weiter zu gewährleisten“, erklärt Stefan Biesalski, Geschäftsführer der Projekt: Unternehmensberatung. „Führungskräfte müssen sich beispielsweise um die unverzügliche Initiierung einer Stellvertretung oder die angepasste Aufgabenverteilung innerhalb des Teams kümmern.“ Um Ihnen ein schlagkräftiges Tool an die Hand geben zu können, mit dem sie einen detaillierten Blick auf die Prozesse und Aufgaben ihrer Mitarbeiter werfen können, haben die Experten von Projekt: Unternehmensberatung das Add-on „personal“ entwickelt, damit die Verantwortlichen u.a. Probleme und Risiken bei Personalausfall minimieren und frühzeitig identifizieren können. So erhält der Vorgesetzte umfassende Informationen zu den Prozessen und Aufgaben, in die der ausgefallene Mitarbeiter eingebunden ist. Zudem ist er darüber informiert, welche Fristen er unter Umständen einhalten muss bzw. welche IT-Systeme oder Internetportale der Kollege/die Kollegin für die Aufgabenerfüllungen nutzt.

„Relevante Daten stehen quasi per Knopfdruck zur Verfügung“

„Und das Schöne ist“, ergänzt Stefan Biesalski, „das System stellt diese Informationen aufgrund der bisher erfassten Informationen automatisiert zusammen. Die Aufgabe von ORGA-MAN ist es, diese Daten zu identifizieren und geschickt miteinander zu kombinieren. So entsteht u.a. für die Personalabteilung eine Art Hubschrauberperspektive: Alle relevanten Daten des Mitarbeiters, wie Verantwortlichkeiten für Prozesse, Projekte oder Verträge, etc., stehen quasi per Knopfdruck zur Verfügung.“ Christina Ribbrock, Senior Beraterin bei der Projekt: Unternehmensberatung, ergänzt: „Dabei ist es uns wichtig, sowohl den Betriebsrat als auch die Mitarbeiter frühzeitig mit ins Boot zu holen, um von Anfang an für Transparenz zu sorgen und anstatt von Geheimniskrämerei eine offene Kommunikationskultur zu pflegen.“

Das Personalcockpit in ORGA-MAN bietet auch einen Blick auf Gegenwart und Zukunft der betrieblichen Personalentwicklung. (Bild: Projekt: Unternehmensberatung GmbH

Als äußerst hilfreich erweist sich z.B. auch die hierarchische Altersstrukturanalyse und das Personalcockpit. Diese Features erlauben sowohl einen Blick in die Gegenwart als auch in die Zukunft und unterstützen so die strategische Personalplanung. Die Personalabteilung kann mit diesen Werkzeugen wertvolle Informationen aus den bereits erfassten Prozessinformationen ableiten und jederzeit für die eigene Arbeit nutzen.

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