Checklisten bringen Performance-Schub für die Prozessabwicklung und -dokumentation bei EVU

„checklisten“ – neues Add-on für ORGA-MAN

Eine aussagefähige Prozessdokumentation kostet Zeit, bietet EVU, Stadtwerken und Netzbetreibern dafür allerdings zahlreiche unverzichtbare Vorteile. So ermöglicht sie eine kontinuierliche und zeitnahe Anpassung von Prozessen und steigert entsprechend die Produktivität und das Prozessverständnis. Entscheidend dabei ist, wie die Verantwortlichen bei der Dokumentation vorgehen und was sie aus den Ergebnissen ableiten. Mit dem Add-on „checklisten“ verleiht die Projekt:Unternehmensberatung GmbH ihrem digitalen Organisations-Manager ORGA-MAN einen spürbaren Performance-Schub. Das Tool versetzt Anwender u.a. in der Lage, auf Basis der digitalen Prozessbeschreibung schnell und einfach Check- und Aufgabenlisten per Knopfdruck zu generieren.

Beispiel-Checkliste in ORGA-MAN. (Bild: Projekt:Unternehmensberatung GmbH)

„Wir konzentrieren uns mit unserem Tool in erster Linie auf die Organisation und nicht nur auf die reine Dokumentation von Prozessen. Dennoch haben wir uns gefragt, wie wir aus dem dokumentierten Prozessablauf in ORGA-MAN noch mehr herausholen können, ohne gleich ein umfangreiches Workflow-Managementsystem inklusive komplexer Automatisierungsmaßnahmen aufsetzen zu müssen“, erläutert Stefan Biesalski, Geschäftsführer der Projekt:Unternehmensberatung GmbH. Die Lösung: Ableitung smarter Check- bzw. Aufgabenlisten aus den beschriebenen Prozessen. So entstehen aus dem Prozess wiederverwendbare Aufgabenvorlagen- bzw. schablonen, die zum einen ein standardisiertes Vorgehen sicherstellen und zum anderen kostbare Zeit sparen können.

Schnittstellen und Verantwortlichkeiten transparent machen

Nicht zuletzt dieses Argument überzeugte auch die Stadtwerke Langenfeld (Rheinland), ab Februar 2021 die ORGA-MAN Plattform als SaaS-Lösung aktiv zu nutzen und ihre Prozesse darüber digital zu organisieren. „Wir haben ein schlankes, kostengünstiges und einfach zu verstehendens Instrument gesucht, mit dem wir unsere Prozesse besser organisieren und die Schnittstellen bzw. Verantwortlichkeiten transparent machen können. Auch wollten wir nicht nur Prozesse in PDF-Dateien beschreiben und auf dem Server ablegen, sondern die dahinter liegenden Informationen aktiv nutzen und jedem Mitarbeiter zentral zugänglich machen. Deswegen haben wir uns für die ORGA-MAN-Plattform entschieden“, erläutert Stefan Figge, Geschäftsführer der Stadtwerke Langenfeld.

Per Klick zur Check- bzw. Aufgabenliste

Per Klick kann der Anwender – auch spontan – aus der Prozessbeschreibung eine Check- bzw. Aufgabenliste erstellen, die er noch individuell ergänzen bzw. anpassen kann. Darüber hinaus erlaubt die Lösung das Delegieren von Teilaufgaben an Mitarbeiter. Grundsätzlich können die Listen unabhängig von einer Prozessvorlage erstellt werden. Das sorgt für höchstmögliche Flexibilität hinsichtlich der Nutzung dieses Add-ons. Damit Mitarbeiter bei den ihnen übertragenen Aufgaben nicht den Überblick verlieren, werden die Checklisten im persönlichen digitalen Aufgabenkorb des Mitarbeiters abgelegt, sodass er diese jederzeit mit den Fristigkeiten im Blick hat.

Vergessen von Aufgaben ist passé

„Wir können mit dieser Vorgehensweise sicherstellen, dass wichtige Sachverhalte nicht vergessen werden und die Mitarbeiter nicht jedes Mal von Neuem überlegen müssen, welche ToDos sie noch bis wann zu erledigen haben. Passt man den Prozess bzw. die Vorlage an, hat man bei der nächsten Generierung einer Checkliste sofort die aktuellen Daten im Zugriff und arbeitet nicht mit veralteten Vorgaben. Das gilt für alle Anwender im gesamten Unternehmen“, so Stefan Biesalski weiter. Aktuell arbeitet das ORGA-MAN-Team an der automatisierten Erstellung von Check- bzw. Aufgabenlisten, sodass das Dokument zu einem vorgegebenen Termin systemseitig erzeugt wird. Das ist vor allem für zyklisch wiederkehrende Prozesse, die keine Routineprozesse sind, interessant: So kann die eigentliche Durchführung des Prozesses nicht mehr in Vergessenheit geraten. Zugleich muss sich der verantwortliche Mitarbeiter nicht jedes Mal wieder damit auseinandersetzen, wie und in welcher Reihenfolge er anstehende Aufgaben am besten bewältigt.