Sage-Lösungen für Buchhaltung, Kunden- und Personalmanagement greifen nahtlos ineinander und ermöglichen so effektive Geschäftsprozesse
Die Brandes GmbH in Eutin ist seit ihrer Gründung 1967 familiengeführt. Geschäftsführer Bernd Brandes hat die Firma aufgebaut und beschäftigt heute fast 50 Mitarbeiter. Brandes ist eine in ca. 30 Ländern für Zuverlässigkeit bekannte Marke und hält internationale Patente. Spezialisiert ist das Unternehmen auf die Feuchte-Früherkennung und Leckage-Ortung in sensiblen Rohrnetzen, Anlagen und Gebäuden z. B. Fernwärme und -kälte, Chemie, IT, Archive aller Art und Museen. Brandes liefert die Systeme selbst, agiert aber auch als Dienstleister. Insbesondere Betreiber von Infrastruktur-, Industriekomplexen und sensiblen Räumen aller Art schützen mit den Produkten von Brandes ihre wertvollen Bestände und Investitionen und deren sichere Verfügbarkeit 24/365. Effektive Geschäftsprozesse sind bei Brandes von elementarer Bedeutung.
Herausforderung: Kunden stärker in den Fokus rücken
„Unser damaliges ERP-System genügte nicht mehr unseren Anforderungen“, schildert Prokuristin und Projektleiterin Karin Brandes die Ausgangssituation. „Wir suchten ein System, das mit uns mitwachsen konnte und Zukunftsfähigkeit versprach. Das heißt, wir wollten eine modulare Komplettlösung für ERP und CRM – alles aus einer Hand.“ Ziel war also, die IT-Landschaft zu modernisieren und den Kunden mit einem professionellen CRM noch mehr in den Mittelpunkt allen Wirkens zu rücken. Zugleich sollten die teilweise sehr komplexen Kundenanfragen schneller bearbeitet werden können. Brandes hatte schon gute Erfahrungen mit der HR-Lösung von Sage gemacht, deswegen lag der Umstieg auf eine ERP-Lösung von Sage nahe.
Lösung: Schrittweise Einführung neuer Tools
Begonnen wurde mit der Sage 100: zuerst die Warenwirtschaft für Vertrieb und Produktion, dann das Rechnungswesen. Parallel dazu wurde die xRM-Lösung von Sage eingeführt. Darüber hinaus schaffte Brandes das Produkt Sage 50 Handwerk an, speziell für die öffentlichen Ausschreibungen. Im August 2016 war der Go-live nach nur acht Monaten Implementierungszeit. Alles war in time und in budget! Karin Brandes dazu: „Die Mitarbeiter waren von Anfang an involviert. Wir setzten bei der Einführung intern auf volle Transparenz, um die Akzeptanz bei allen jederzeit hoch zu halten. Key User wurden vorab solide geschult, und wenn man die Mitarbeiter fragt, so hört man, dass Sage verständlich und gut strukturiert aufgebaut ist. Neue, insbesondere junge Mitarbeiter brauchen damit eine extrem kurze Einarbeitung.“
Ergebnis: Enorme Zeiteinsparung durch effektive Geschäftsprozesse
Für das Tagesgeschäft bedeutet das, dass der integrative Charakter der Sage 100 in Kombination mit der xRM-Lösung die internen Prozesse nachhaltiger und besser verknüpft. So werden z. B. vom Vertrieb Informationen über Kunden und Anfragen schneller und strukturierter durch die xRM-Lösung und die mobilen Clients zur Verfügung gestellt. Karin Brandes: „Das führt dazu, dass wir seit der Einführung von der Angebotsanfrage bis zum fertigen Angebot bis zu drei Tage sparen, pro Anfrage! Dabei kann jetzt meist schon nach einem Tag ein Angebot gestellt werden. Die Kunden freut es.“ Die Besonderheit: Sage 50 Handwerk unterstützt in der Gesamtlösung das Spektrum der öffentlichen Ausschreibungen. Durch das abgestimmte Zusammenspiel mit der Sage 100 kann nun das spezielle GAEB-Format der standardisierten Ausschreibungsunterlagen direkt eingespielt werden. Das aufwendige Abtippen entfällt ersatzlos.
Ausblick: Updates halten die Lösung fit
Karin Brandes resümiert: „Mit den Updates, die Sage standardmäßig im Laufe der nächsten Jahre ausliefern wird, sind wir für die Zukunft gut aufgestellt. KPIs und andere wichtige Kennzahlen lassen sich für mich jetzt mit einem Klick ziehen. Ich brauche niemanden mehr zu fragen und sehe auf einen Blick, was für mich wichtig ist, um unsere Firma auf Kurs zu halten. Da wurde nicht zu viel versprochen, das stimmt wirklich. Das war die beste Entscheidung, dass wir uns auf die Sage gestützt haben!
Über Sage
Sage ist globaler Marktführer für IT-Systeme, die in kleinen und mittelständischen Unternehmen für mehr Transparenz sowie flexiblere und effizientere Abläufe in den Bereichen Buchhaltung, Unternehmens- und Personalmanagement sorgen. Millionen Kunden weltweit vertrauen Sage und seinen Partnern, wenn es um optimale Lösungen aus der Cloud und den nötigen Support geht. Durch die langjährige Erfahrung seiner Mitarbeiter und Partner steht das Unternehmen seinen Kunden nicht nur in erfolgreichen, sondern auch in herausfordernden Zeiten zur Seite – mit praxisorientierten Ratschlägen und Lösungen sowie fundierter Technologie- und Marktexpertise.
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