Digitales Meeting Management für effektive und effiziente Besprechungen
Sherpany, europäischer Marktführer für Meeting Management-Software, und enerson haben eine Vertriebspartnerschaft vereinbart. Auf diese Weise erweitert enerson das Produktportfolio um eine Lösung für das Digitale Meeting Management, während Sherpany auf einen in Deutschland und in dedizierten Zielmärkten verankerten Partner zählen kann.
Alle Branchen und Unternehmen werden weiterhin zu massiven Veränderungen getrieben. Die Digitalisierung sorgt für rasante und in wesentlichen Teilen auch für disruptive Veränderungen. Traditionelle Wertschöpfungsketten, die seit Jahren in gleicher Form bestehen, werden dabei aufgebrochen. Hieraus ergeben sich Handlungsfelder und veränderte Anforderungen für die Marktteilnehmer. Nur eins ist sicher: Es wird anders, komplexer – und das immer schneller! Die digitale Transformation ist wichtiger denn je; das hat nunmehr auch spätestens die Covid-19-Pandemie gezeigt. Selbst Unternehmen, die bereits vor der Pandemie die digitale Transformation gestartet hatten, wissen nun, dass sie jetzt noch schneller vorankommen müssen. Doch nicht nur die Transformation ist unerlässlich, sondern u.a. auch die Verbesserung der Agilität, Markteinführungszeit, Effizienz und Stabilität.
Schneller, agiler und effizienter werden!
Führungskräfte von heute wissen, dass sie ihre Arbeitsweise grundlegend überdenken und ändern müssen, um schneller, agiler und effizienter zu werden. Hierzu kann die „Arbeit“ – in der Regel meistens Meetings – der Führungskräfte digitalisiert bzw. digital unterstützt werden. Ein digitales Meeting Management kann die Führungskräfte bei diesen Herausforderungen unterstützen und die Unternehmen in ihrer Wettbewerbsfähigkeit stärken.
Frank Oesterwind. (Bild: enerson)
Gemeinsam mit Partnern bietet die enerson-Gruppe ihren Kunden ein ganzheitliches Lösungsportfolio aus einer Hand an. „Vor diesem Hintergrund freuen wir uns, mit Sherpany die Lösung für das Digitale Meeting Management in unserem Produktportfolio für unsere Kunden aufnehmen zu können“, so enerson-CEO Frank Oesterwind. „Wir wollen unsere Kunden auf ihrem Weg der digitalen Transformation aktiv unterstützen und begleiten. Sherpany bietet uns und unseren Kunden hierfür eine Lösung. Auf die Zusammenarbeit mit Sherpany freuen wir uns.“
enerson hat sich auf die Energiewirtschaft, die Telekommunikationsbranche, Kommunen und kommunale Unternehmen sowie den Mittelstand und konvergente Märkte fokussiert. Hierzu gehören Leistungen in den Bereichen Management-Beratung, IT-Beratung sowie Schulung und Personalberatung.
Meeting Management-Software für produktive Besprechungen
Sherpany befähigt Führungskräfte, Vorstandsmitglieder und Sitzungsorganisatoren, Sitzungen einfacher, effizienter und sicherer vorzubereiten, durchzuführen und nachzubearbeiten. Philipp Döbeli, Partner Manager bei Sherpany: „Die sichere Meeting Management- bzw. Governance-Lösung von Sherpany unterstützt effektive Prozesse und fördert eine agile Sitzungskultur in Unternehmen. Aus dem Gebrauch der Software-Lösung resultieren die Vorteile Zeitersparnis, Gewährleistung der Compliance, Risikominimierung und Verbesserung der Kosteneffizienz. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit enerson und die Möglichkeit, künftig noch weitere Unternehmen in den Zielmärkten von enerson zu effizienten und sicheren Meetings zu verhelfen.”
Das Schweizer Tech-Unternehmen Sherpany hat sich eine Welt zum Ziel gesetzt, in der jedes Meeting zählt. Sherpany wurde als eines der 25 besten Schweizer Scale-Ups gewählt und gilt als potenzielles Unicorn. Sherpany hat sich die Erkenntnisse aus der Meeting-Wissenschaft zu Nutzen gemacht und eine Meeting Management- sowie Governance-Lösung aufgebaut, die Menschen, Prozesse und Technologie so vereint, dass wirklich produktive Meetings möglich sind. Der Fokus der Software-Lösung von Sherpany liegt auf der Organisation und Durchführung von formellen Meetings, von A wie Agenda bis Z wie Zusammenarbeit. Dabei ist der Sitzungsprozess in drei Phasen aufgeteilt: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.
Gute Vorbereitung machen 80 % des Erfolgs aus
Ein Hauptaugenmerk liegt auf der Vorbereitung, da sie rund 80 % des Sitzungserfolgs ausmacht. Mit der Software-Lösung werden in kürzester Zeit ein Meeting erstellt und alle benötigten Unterlagen zu jedem Agenda-Punkt hinzugefügt bzw. bereitgestellt. Dabei sollen jeder Agenda-Punkt genau durchdacht sein und nur diejenigen Teilnehmenden einbezogen werden, die auch wirklich einen inhaltlichen Beitrag zu diesem Agenda-Punkt leisten können. Danach können sich alle erforderlichen Teilnehmer über die Software-Lösung auf ihre Meetings vorbereiten. Notwendige Informationen und Dokumente zu den Agenda-Punkten können digital bereitgestellt werden. Die Nutzung erfolgt dabei unabhängig von Endgeräten und über gesicherte Verbindungen via Browser (Desktop oder Laptop), Tablet oder Smartphone. Wesentlich ist dabei, dass sich die Teilnehmer bereits im Vorfeld des Meetings asynchron über offene oder zu klärende Inhalte austauschen können. Sie nehmen Diskussionen vorweg, bitten um Klärung und treffen über das integrierte Abstimmungs-Tool sogar bereits Entscheidungen, noch bevor das Meeting beginnt. Dies stellt sicher, dass nur die wichtigsten Themen in der Sitzung besprochen werden.
Oberfläche der Meeting Management-Software auf verschiedenen Endgeräten. (Bild: Sherpany)
Während des Meetings ermöglicht der Präsentiermodus, dass sich alle Teilnehmenden auf der gleichen Seite eines Dokuments befinden. Dies erlaubt die volle Konzentration auf Diskussionen und Entscheidungen. Um sicherzustellen, dass auch alle Entscheidungen und vereinbarte Maßnahmen nach der Sitzung umgesetzt werden, wird unmittelbar während des Meetings ein Protokoll samt Aufgabenübersicht verfasst.
Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Nach dem Meeting ermöglicht die Software-Lösung den Teilnehmern einen ganzheitlichen Überblick über alle Entscheidungen und damit verbundenen Aufgaben. Sitzungsprotokolle oder Umlaufbeschlüsse können mit einem einzigen Klick genehmigt werden, was wertvolle Gruppenzeit in Meetings oder nicht wertschöpfende Regelkreise im Nachgang eines Meetings erspart. Die Software archiviert automatisch alle Dokumente und Notizen, so dass Führungskräfte auch nach mehreren Jahren frühere Entscheidungen leicht verfolgen können. Dies verbessert auch die Corporate Governance eines Unternehmens. Im Ergebnis werden Entscheidungen deutlich schneller umgesetzt, da der gesamte Entscheidungsprozess von der Vor- bis zur Nachbereitung sowie Dokumentation in einer ganzheitlichen Software-Lösung digital verwaltet, geplant und überprüft wird. Die Sitzungsbeurteilung gibt den Organisatoren zudem wertvolle Erkenntnisse, wie nachfolgende Meetings optimiert werden können.
Steigerung der Produktivität um 30 %
Mit über 300 Firmenkunden und 7.000 Nutzern ist Sherpany der führende europäische Anbieter von Meeting Management Software. Sherpany besticht insbesondere mit folgenden Punkten:
- Sehr benutzerfreundliche und selbsterklärende Software (iOS, Android, Windows, Browser).
- Steigerung der Produktivität um circa 30 % dank optimierten Prozessen und zentralisierter Plattform.
- Transformation Services, um Unternehmen bei der erfolgreichen Implementierung der Lösung zu unterstützen, sowie schneller und persönlicher Support.
- Ausgesprochener Kundenfokus: Mitsprache in der Weiterentwicklung der Software.
- Erfüllung der höchsten Anforderungen in den Themen Compliance und Datensicherheit.
Tobias Häckermann, CEO von Sherpany, über Auswege aus dem „Meeting-Wahn“
Tobias Häckermann. (Bild: Sherpany)
?: Sie haben Sherpany mitbegründet mit der Vision, eine Welt zu schaffen, in der jedes Meeting zählt. Warum?
!: Meetings sind seit jeher das meistgenutzte Führungsinstrument. Sie verbinden Meinungsbildung, Aufbau und Pflege von Beziehungen, Alignment und Entscheidungsfindung. Meetings geben einem Unternehmen einen wichtigen Führungsrhythmus. Unsere Arbeitsweise hat sich in den letzten 20 Jahren durch den technologischen Wandel fundamental geändert. Die Produktivität des individuellen Arbeitens hat sich mehr als verdoppelt. Jene der Sitzungen ist gleich geblieben. Das ist einer der Gründe, warum wir so oft Sitzungen mit dem Gefühl verlassen: „Was für eine Zeitverschwendung! In dieser Zeit hätte ich alleine doppelt so viel erreicht.” Dieses Problem wollen wir lösen, denn unser aller Lebenszeit ist begrenzt. Wir sollten sie nicht verschwenden, schon gar nicht mit unproduktiven Sitzungen. Dafür haben wir das Konzept des agilen Meeting-Managements entwickelt. Ein einfaches Konzept, das jeder sofort anwenden kann.
?: Wie können Führungskräfte die Produktivität von Meetings in ihren Unternehmen verbessern?
!: Der wichtigste und erste Schritt ist ein Bewusstsein für die Kosten von Meetings zu schaffen. Damit meine ich alle Kosten: Zeit, Geld, Frustration. Dazu helfen Umfragen, Workshops oder Brainstormings zum Thema Meetings. Bei regelmäßigen Führungssitzungen hilft es, klare, einfache Abläufe und Regeln zu definieren, die das Ergebnis einer Sitzung ins Zentrum stellt. Bei Sherpany führen wir deshalb das Konzept des agilen Meeting Managements ein, um Sitzungsabläufe dynamischer zu gestalten. Kern des agilen Meeting Managements ist, dass Themen schon vor der Sitzung diskutiert und entschieden werden können. So bleiben nur jene Themen übrig, für die aufgrund der Komplexität alle Teilnehmer gleichzeitig anwesend sein müssen.
„Organisationen und ihre Führungskräfte müssen ihre Einstellung zu Meetings grundlegend überdenken“
?: Was sind die größten Herausforderungen, vor denen Sie stehen?
!: Eine große Herausforderung ist der Klassiker schlechthin bei Digitalisierungsprojekten: Oft werden heute bestehende Prozesse digitalisiert, ohne sie in Frage zu stellen. Unsere Software löst den Meeting-Wahn jedoch nicht von selbst. Organisationen und ihre Führungskräfte müssen ihre Einstellung zu Meetings grundlegend überdenken und dann die Meeting-Prozesse entsprechend digitalisieren. Dieser Wandel in der Denkweise erfordert viel Einsatz und Flexibilität. Die Vorteile sprechen jedoch für sich. Zum einen passen wir unser Nutzenversprechen an. Wir wollen nicht nur die Sitzungen von Verwaltungsräten und Geschäftsleitungen effizienter gestalten, sondern den Meeting-Wahn aller Führungsteams lösen. Diese Teams stehen vor unterschiedlichen Problemen, so dass wir unsere Software anpassen müssen. Gleichzeitig expandieren wir in neue Märkte, insbesondere nach Deutschland, Frankreich und Italien. Wir stellen in den nächsten zwölf Monaten 50 neue Mitarbeiter ein und setzen uns dafür ein, die richtigen Leute mit der richtigen Einstellung zu finden.
Über enerson
enerson hat sich auf die Energiewirtschaft, die Telekommunikationsbranche, Kommunen und kommunale Unternehmen sowie den Mittelstand und konvergente Märkte fokussiert. Hierzu gehören einzelne sowie gebündelte Leistungen in den Bereichen Management-Beratung, IT-Beratung sowie Schulung und Personalberatung. Zu den Kunden zählen die führenden Branchenkonzerne als auch mittelständige Unternehmen sowie Kommunen.
Unsere Partner, Berater und Experten verfügen über langjährige Expertise aus ihren jeweiligen Fachbereichen. Wir besitzen die Werkzeuge und Erfahrungen, die weiterhin zunehmend komplexer werdenden Anforderungen des Marktes in effektive und effiziente sowie digitale Lösungen umzusetzen. Hierbei blicken wir auf umfassende Erfahrungen aus allen Wertschöpfungsstufen und Funktionsbereichen in Führungspositionen zurück, die wir in unterschiedlichen Funktionen sowie in unternehmerischer Verantwortung nachgewiesen haben. Uns verbindet eine gemeinsame Handlungsweise: Gestalten und Bewegen! Gemeinsam mit Partnern bieten wir ein ganzheitliches Lösungsportfolio aus einer Hand: enerson entwickelt Strategien, Geschäftsmodelle und Konzepte, begleitet bei der Umsetzung oder setzt bei Bedarf auch in Verantwortung um. Hierbei sichern wir unseren Kunden kostenoptimierte und praxiserprobte bzw. umsetzbare Konzepte und hohe Umsetzungsgeschwindigkeiten mit ganzheitlichen Lösungsangeboten zu.
www.enerson.com
Über Sherpany
Sherpany wurde 2011 mit der Vision einer Welt gegründet, in der jedes Meeting zählt. Heute ist das Unternehmen europäischer Marktführer für Meeting Management-Software und hilft über 6.000 europäischen Führungskräften, die Produktivität ihrer Sitzungen zu steigern. Sherpany hat mehrere Start-up-Awards gewonnen und beschäftigt über 100 Mitarbeiter in sechs Niederlassungen in ganz Europa.
www.sherpany.com
