Digitalisierung der Versorgungswirtschaft braucht innovative Benutzerunterstützung und Dokumentation
Die Einführung von IT-Projekten wird oft dadurch erschwert, dass die Anwender sie nicht annehmen; die „User Adoption“ fehlt. Deshalb gingen die Unternehmen Cortility und Datango eine Partnerschaft ein, um bewährte Technologien für User Adoption speziell bei Energieversorgern zu implementieren.
Transformation der Energiewirtschaft erfordert neue Lösungen
Wir stecken mitten in der Transformation der Energiewirtschaft: Der Gesetzgeber hat beschlossen, als Energiequelle für die Verstromung bis 2025 rund 40 bis 45 Prozent aus erneuerbaren Energien zu nutzen. Bis 2030 soll dieser Anteil auf 80 Prozent ansteigen. Dafür bedarf es großer Anstrengungen, auch im Bereich der IT-Systeme. Hier nur die drei dringendsten Aufgabenbereiche:
- Das größte und zurzeit wichtigste Thema ist der Lieferantenwechsel: Ab dem 1. Januar 2026 muss der technische Vorgang des Stromlieferantenwechsels binnen 24 Stunden vollzogen und an jedem Werktag möglich sein.
- Die Einführung zeitvariabler oder dynamischer Tarife erfordert bei den Energieversorgern eine Anpassung ihrer Systeme und Prozesse: Während es bisher Abschlagspläne und Jahresabrechnungen gab, werden dann monatliche Abrechnungsinformationen notwendig. Infolgedessen müssen die meisten IT-Systeme für die Nutzung der Daten aufgerüstet werden.
- Und es darf nicht vergessen werden, dass Energiewirtschaft nicht nur Strom bedeutet, sondern auch die Sparte Gas abdeckt: In ihr wird analog zum Strom die Einführung von AS4 kommen, und zum April 2026 wird die Festlegungen des Gesetzgebers für den Lieferantenwechsel und den Messstellenbetreiberrahmenvertrag für die Sparte Gas erwartet.
Hinzu kommen noch die Arbeiten an Migrationsprojekten zu SAP S/4HANA mit der Oberfläche Fiori oder auf andere energiewirtschaftliche Systeme.
Innovative Werkzeuge für anstehende Herausforderungen
Die Cortility GmbH, langjähriger SAP-Partner für die Versorgungswirtschaft aus Ettlingen bei Karlsruhe und die Datango GmbH, ein führender Anbieter von User-Adoption-Lösungen aus Kaarst, sind Anfang 2025 eine strategische Partnerschaft eingegangen. Im Rahmen der neuen Partnerschaft wird Cortility die innovativen Werkzeuge von Datango in sein Portfolio aufnehmen und diese speziell bei Energieversorgern implementieren. Gemeinsam schaffen sie Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Mitarbeiter optimal auf neue Softwarelandschaften vorzubereiten und kontinuierlich zu schulen.
User Adoption: E-Learning 4.0
„User Adoption“ ist im Prinzip eine weiter gedachte Form des E- Learnings. Darunter versteht man den Prozess, wie Nutzer neue Technologien, Systeme oder Arbeitsweisen annehmen und nutzen. Sie ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Einführung neuer Systeme, der aber leider immer noch zu wenig beachtet wird.
User Adoption basiert auf einem Schulungskonzept, das kontinuierlichen Support vor, während und nach dem Go-live bietet.
User Adoption: Warum ist das wichtig?
Wenn neue Applikationen implementiert oder Release-Wechsel stattfinden, geraten etablierte Routinehandlungen ins Wanken und Endnutzer müssen sich komplett neu orientieren. Zur Neuorentierung nutzt man etwa gezielt Online-Schulungen.
Kein IT-Projekt kann Erfolg haben, wenn ausgerechnet die betroffenen Mitarbeiter und zukünftigen Anwender kein Verständnis für den Wandel haben sowie der neuen Technologie eher ablehnend gegenüberstehen. Auch die beste Software kann ihre volle Leistung nicht entfalten, wenn sie im Unternehmen nur widerwillig verwendet wird, Funktionalitäten ungenutzt bleiben oder Bedienfehler schon kurz nach dem Go-live gehäuft vorkommen.
Laut einer Studie zur Einführung von ERP-Software von Deloitte sind fünf der zehn größten Hürden direkt auf fehlende User Adoption zurückzuführen. Besonders fatal ist dabei, dass sich eine ablehnende Haltung in der Regel auch dann nicht mehr ändert, wenn in technischer Hinsicht eigentlich alles erfolgreich verlaufen ist. So ist die Operation dann zwar gelungen, der Patient aber trotzdem noch krank.
Vernetzung von Expertise und Technologie
Die Partnerschaft von Cortility und Datango verbindet die Stärken beider Unternehmen: Datangos bewährte Technologien für User Adoption und digitale Anwenderunterstützung treffen auf Cortilitys tiefgehende Branchenkenntnis und IT-Kompetenz in der Energiewirtschaft. Gemeinsam schaffen sie Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Mitarbeiter optimal auf neue Softwarelandschaften vorzubereiten und kontinuierlich zu schulen.
„Unsere Kunden können zukünftig von einer nahtlosen Integration der Datango-Technologien in ihre bestehenden SAP- und Nicht-SAP-Umgebungen profitieren“, sieht André Schäuble, Teamleiter SAP Basis der Cortility, den Mehrwert der Verbindung.
Eine gemeinsame Vision
Ziel der Partnerschaft ist es, Energieversorger umfassend bei den Herausforderungen der digitalen Transformation zu unterstützen. Ein Schwerpunkt der Zusammenarbeit liegt auf der Unterstützung von Migrationsprojekten, sei es von SAP ECC zu SAP S/4HANA oder anderen Lösungsportfolios im Bereich IT und Energie; auch wenn Kunden sich nicht für SAP S/4HANA entscheiden.
Kunden profitieren durch die Partnerschaft von einer Vielzahl an Vorteilen: Die effiziente Softwareeinweisung ermöglicht es Mitarbeitern durch praxisnahe Trainingsmodule sich schneller in neue Systeme einzuarbeiten. Durch automatisierte Lösungen, wie z.B. die digitale Performance Unterstützung, wird der Schulungsaufwand deutlich reduziert und dadurch die IT-Abteilung entlastet. Gleichzeitig steigern gezielte Schulungen und eine jederzeit verfügbare digitale Hilfe die Produktivität, da sich Mitarbeiter sicherer im Umgang mit neuen Softwareanwendungen fühlen.
„In den vergangenen Jahren habe ich beobachtet, wie die Anwendung kontinuierlich weiterentwickelt wurde. Datango unterstützt nicht nur SAP-Anwendungen, sondern auch eine Vielzahl weiterer Lösungen. Besonders beeindruckt mich die hohe Performance der Aufzeichnungen. Darüber hinaus bereichern zahlreiche neue Features, wie beispielsweise eine benutzerfreundliche RPA- oder eine kontextsensitive Live-Hilfe Funktion das Produkt und eröffnen zusätzliche Mehrwerte für die Anwender.“
André Schäuble
Das Datango Wissensmanagement-Tool besteht aus drei Elementen:
- Datango Creator: das Autorenwerkzeug
- Datango Collaborator: Kollaboratives Verwaltungs- und Learning-Management-System
- Datango Live!: die applikationssensitive Live Hilfe
Die Elemente im Detail
Mal angenommen: Cortility führt bei den Stadtwerken xyz ein neues Produkt/ AddOn ein, mit dem später x Mitarbeiter schrittweise arbeiten sollen. So lässt sich mit dem Datango Creator eine Software verwenden, die den Prozess beim Aufsetzen eines neuen Systems erfasst, diesen ähnlich einem Video wiedergibt, eine virtuelle Umgebung zum Einarbeiten in die einzelnen Arbeitsschritte bereitstellt und darüber hinaus auch noch eine detaillierte Dokumentation erstellt. Klassische Einzelschulungen an Mitarbeiter können entfallen. Die nachträgliche Bearbeitung des aufgenommenen Inhalts kann in bis zu 40 Sprachen erfolgen, was hinsichtlich den Folgen des demografischen Wandels von Bedeutung ist, da auch in der Energiewirtschaft stetig mehr Fachkräfte rekrutiert werden, die nicht immer fließend Deutsch sprechen. Ein aufgenommener Prozess kann beispielsweise auf Deutsch aufgezeichnet und anschließend in einer anderen Sprache automatisiert übersetzt werden. Erweiternd dazu können auch Dokumentationen als Word- oder PDF-Dokumente erzeugt und übersetzt werden, welche die einzelnen Arbeitsschritte eines Prozesses wiedergeben, wobei insgesamt vier Output-Formate zur Verfügung stehen: Word, PDF, PPTX und HTML, die eine flexible und vielseitige Nutzung der erstellten Inhalte ermöglichen. Nachbearbeitung der Dokumente ist auch möglich, wodurch etwa Texte und Design geändert oder Fotos vergrößert und verschoben werden können.
Der Datango Collaborator hingegen ist die Plattform, auf der sich angefertigte Lerninhalte und Personen, die in Verbindung mit diesen Inhalten stehen, verwalten lassen. Dabei wird unterschieden, wer alles als Autor arbeiten oder als User lernen darf. Im Collaborator legt man auch fest, welche Inhalte für welche Personengruppen zur Verfügung stehen.
Zuletzt unterstützt Datango Live! die Mitarbeiter genau dann, wenn sie Hilfe bei der produktiven Arbeit benötigen; im Moment of Need. Datango Live! bietet kontextsensitive, applikationsübergreifende Unterstützung in Echtzeit direkt in der Anwendung. Es zeigt den Nutzern genau dann, wenn sie Hilfe benötigen, Schritt-für-Schritt- Anleitungen, Tipps oder Erklärungen, ohne die Anwendung zu verlassen. So wird eine nahtlose Unterstützung während der produktiven Arbeit gewährleistet.
Zahlreiche Vorteile
„Mit den Datango-Lösungen haben wir die Möglichkeit eine einheitliche E-Learning- Plattform bereitzustellen. Das wird vor allem neuen Mitarbeitern beim Onboarding-Prozess helfen, sie müssen sich keine Dokumentationen mehr selbst zusammensuchen. Mitarbeiter können eingearbeitet werden, ohne spezielle Präsenzschulungen zu besuchen. Das System ist offen für komplexe energiewirtschaftliche Softwarelösungen (auf Basis SAP und für Non-SAP Systeme). Aber auch für standardisierte Personalsoftware oder etwa für Brandschutzschulungen. Die Vorteile liegen auf der Hand. Weniger Standardanfragen beim Helpdesk, weniger Zeitaufwand beim Erstellen von Dokumentationen, gesteigerte Mitarbeiter-Akzeptanz bei Veränderungen. Und nicht zu vergessen: Kostenreduzierung.“
André Schäuble
