Wilken räumt bei der SAP-Umstellung die Steine aus dem Weg
Auch wenn die Wartung für SAP IS-U doch erst im Jahr 2027 auslaufen soll, statt wie ursprünglich angekündigt 2025, sind derzeit viele Versorgungsunternehmen dabei, Alternativen zur Migration auf S/4HANA Utilities auszuloten. Angesichts eines oftmals umfangreichen Customizings, mit dem die jetzige SAP-Lösung passgerecht gestaltet wurde, birgt dieser Weg aber vielfältige Risiken, die in der Regel erst während des Migrationsprojektes zutage treten. Die Wilken Software Group hat deswegen in Zusammenarbeit mit Partnern wie Factur Billing Solutions und Gisa ein Vorgehensmodell entwickelt, mit dem die SAP-Umstellung auf die Branchenlösung Wilken ENER:GY weitgehend standardisiert abgewickelt werden kann.
Hauptmotiv für eine Neuorientierung in Sachen Branchensoftware sind neben den laufenden Kosten vor allem die hohen Aufwände, die bei SAP IS-U in der Vergangenheit für Release- und Versionswechsel angefallen sind. Da keine Installation der anderen gleicht, mussten dafür jedes Mal (in der Regel externe) Berater hinzugezogen werden und das Customizing für die neue Version entsprechend angepasst werden, damit die Lösung weiter lauffähig blieb. „Schon in den vergangenen Jahren nahm deswegen das Interesse an Alternativen immer weiter zu. Eine Nachfrage, die nach der Abkündigung der SAP-Branchenlösung nochmals deutlich angestiegen ist“, berichtet Karl-Heinz Hatzig, Geschäftsführer der Factur Billing Solutions GmbH in Aachen. Der IT- und Prozessdienstleister, der sich ursprünglich rein auf SAP-Anwendungen spezialisiert hatte, arbeitet schon seit einigen Jahren eng mit der Wilken Software Group zusammen. Dabei war die Branchenlösung Wilken ENER:GY neben SAP zunächst vor allem als Lösung für kleine und mittlere Versorgungsunternehmen positioniert worden. „Unser Ansatz war damals, zweigleisig zu fahren und die beiden Lösungen für eher getrennte Zielgruppen anzubieten. Inzwischen hat sich das jedoch gewandelt, denn immer mehr Anwender liebäugeln damit, auf weniger Customizing und mehr Standard zu setzen“, erläutert Hatzig. Dies schlug sich bereits in ersten konkreten Projekten nieder, für die ein standardisiertes Vorgehensmodell entwickelt wurde, das eine Migration deutlich vereinfachen soll.
Templates bilden die Basis für die SAP-Umstellung
Eine zentrale Herausforderung für eine standardisierte Umstellung sind die völlig unterschiedlichen Produktphilosophien hinter beiden Branchenlösungen: Hier ein System, dass über Customizing in vielfacher Weise an die jeweils individuellen Wünsche des Kunden angepasst werden kann. Dort eine Standardlösung, bei der Anpassungen zwar ebenfalls an vielen Stellen möglich sind, aber nicht durch zusätzliche Programmierung, sondern durch Parametrierung innerhalb der Software. „Aufgrund der prozessualen Unterschiede war es erforderlich, über eine umfangreiche Analyse die Prozesse aus dem SAP IS-U in die Wilken-Systemlandschaft zu transformieren“, erläutert Tobias Mann, als Leiter Beratung und Projekte in der Versorgungswirtschaft bei der Wilken Software Group für dieses Projekt verantwortlich. Dabei wurden die einzelnen Prozesse in unterschiedliche Cluster eingeteilt, etwa für Marktprozesse wie GPKE/GeLiGas, WiM oder MSB, für den Vertrieb, die Abrechnung, die Zählerablesung oder das Gerätemanagement. Insgesamt kamen am Ende 50 dieser Cluster zusammen, die in Form von Templates ausgearbeitet wurden. Diese Templates bilden die Basis für eine standardisierte SAP-Umstellung.
70-80 % der Daten können standardisiert übernommen werden
Zweiter Baustein ist ein speziell konzipiertes Tool für die Datenmigration. Dieses setzt auf den Templates auf und übernimmt die Zusammenstellung der Daten, die zunächst aus IS-U in eine Zwischen-Datenbank entladen, dort für das Zielsystem ENER:GY transformiert und schließlich endgültig migriert werden. Optional können dabei auch Zusatzdaten aus Nicht-SAP-Systemen eingespielt werden, etwa aus einer CRM-Lösung oder aus dem Energiedatenmanagement. „Entscheidend dabei ist, dass der Transformationsprozess genau überwacht wird. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle entladenen Daten auch tatsächlich dort ankommen, wo sie sollen“, beschreibt Tobias Mann das Vorgehen. Je nach Customizing-Grad des Herkunftssystems können auf diese Weise 70-80 % der Daten standardisiert übernommen werden, deutlich mehr, als bei anderen Migrationsstrategien.
30-50 % niedrigere Kosten im laufenden Betrieb
Zudem werden nicht nur die Stammdaten, sondern auch relevante Marktkommunikations- und Rechnungsdaten übernommen, so dass eventuell nötige Rechnungskorrekturen nach der Umstellung in Wilken ENER:GY erfolgen können. „Damit muss SAP IS-U nicht mehr als Korrektursystem weitergeführt werden, sondern kann als reines Sichtsystem, etwa für die Buchhaltungshistorie weiterbetrieben werden, bis die zehnjährige Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Für ein solches System muss dann auch kein Wartungsaufwand mehr betrieben werden“, erklärt Tobias Mann. Insgesamt erwartet Wilken, mit diesem Verfahren, nicht nur die laufenden Kosten für den Betrieb deutlich senken zu können, sondern auch in der Sachbearbeitung. „Diese Einsparung wird man natürlich kaum exakt beziffern können. Wir rechnen jedoch mit 30-50 % niedrigeren Kosten für den laufenden Betrieb“, so Tobias Mann weiter. Seine Feuertaufe erlebt das neue Vorgehensmodell seit einigen Monaten in den ersten Migrationsprojekten.
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