„Der Mensch muss der Chef bleiben“
Viele Unternehmen nutzen bereits ChatGPT, Übersetzungsprogramme oder Anwendungen für einzelne Prozesse. Richard Helgert, Unternehmensberater und Inhaber der RH4 – Academy Consulting, geht einen Schritt weiter: KI soll nicht nur Antworten liefern, sondern als digitaler Assistent Arbeitsabläufe begleiten und selbstständig Aufgaben übernehmen. Im Interview mit energie.blog spricht der Unternehmensberater darüber, warum eine Sammlung einzelner Tools häufig nicht ausreicht, wie sich die Zusammenarbeit mit KI verändert und weshalb Unternehmen klare Grenzen für Zugriffe und Entscheidungen setzen müssen.
e.b: Herr Helgert, viele Unternehmen setzen bereits verschiedene KI-Anwendungen ein. Warum reicht das aus Ihrer Sicht nicht aus?
Richard Helgert: Das Problem ist häufig nicht, dass es zu wenige Anwendungen gibt, sondern zu viele. Für Texte wird ein System genutzt, für Übersetzungen ein anderes, für Videos das nächste. Dazu kommen Kalender, Automatisierungsplattformen und weitere Programme. Jedes Werkzeug kann für sich sinnvoll sein. Aber der Mensch muss weiterhin wissen, welches Programm er wann benötigt und wie er die Ergebnisse miteinander verbindet. Ich habe das selbst erlebt. Ich hatte mehrere Systeme, zahlte jeden Monat dafür und brauchte trotzdem Unterstützung, um Inhalte aufzubereiten und zu veröffentlichen. Die Technik sollte mich entlasten, hat aber zunächst neue Arbeit geschaffen. Daraus entstand für mich die entscheidende Frage: Warum muss der Mensch die einzelnen Programme koordinieren? Warum übernimmt das nicht ein Assistent?
„Ein Assistent sollte das Ziel verstehen und die nächsten Schritte mitdenken.“
e.b: Was unterscheidet einen solchen Assistenten von einem klassischen Chatbot?
Richard Helgert: Bei einem Chatbot stelle ich eine Frage und bekomme eine Antwort. Danach muss ich selbst entscheiden, wie es weitergeht. Ein Assistent sollte das Ziel verstehen und die nächsten Schritte mitdenken.
Wenn ich beispielsweise sage, dass aus einer Sprachaufnahme ein fertiger Text entstehen soll, möchte ich nicht erst überlegen müssen, welches Programm die Aufnahme transkribiert, welches sie übersetzt und wo der Text anschließend bearbeitet wird. Der Assistent sollte die geeigneten Werkzeuge auswählen und den Prozess begleiten. Der entscheidende Unterschied liegt für mich deshalb nicht nur in der Qualität einer Antwort. Es geht darum, ob die KI einzelne Fragen beantwortet oder ob sie einen vollständigen Arbeitsablauf unterstützt.
KI-Assistenten sollen bestehende Systeme verbinden
e.b: Muss ein Unternehmen dafür sämtliche bestehenden Systeme austauschen?
Richard Helgert: Nein, genau das sollte vermieden werden. In vielen Unternehmen funktionieren die vorhandenen Programme grundsätzlich. Niemand möchte einen laufenden Betrieb unterbrechen, nur um KI einzuführen.
Ein digitaler Assistent muss sich deshalb mit bestehenden Anwendungen verbinden lassen. Er arbeitet dann beispielsweise mit dem vorhandenen E-Mail-Konto, dem Kalender oder bestimmten Fachprogrammen. Die KI ersetzt nicht automatisch die gesamte Systemlandschaft, sondern bildet eine Verbindung zwischen den Anwendungen und dem Menschen. Das ist besonders für kleine Unternehmen wichtig. Sie haben häufig weder eine eigene IT-Abteilung noch die Zeit, komplexe Automatisierungen aufzubauen.
e.b: Wie lernt ein Assistent die Arbeitsweise eines Menschen oder eines Unternehmens kennen?
Richard Helgert: Zunächst braucht er Informationen darüber, wer der Mensch ist, welche Aufgaben er erledigt und wie er kommuniziert. Dazu können vorhandene Texte, Informationen über Arbeitsabläufe oder fachliche Unterlagen gehören. Danach lernt das System durch die Zusammenarbeit weiter. Es erkennt, wie jemand formuliert, welche Aufgaben regelmäßig anfallen und welche Ergebnisse erwartet werden. Das lässt sich mit der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters vergleichen. Auch dort reicht es nicht, einen Computer hinzustellen und zu sagen: Leg los. Der Unterschied ist allerdings, dass wir Menschen den Umgang mit KI ebenfalls lernen müssen. Viele sind von Chatbots daran gewöhnt, vorsichtig Fragen zu formulieren. Bei einem Assistenten muss ich klarer sagen, was erledigt werden soll. Aus „Könntest du vielleicht …?“ wird ein konkreter Auftrag.
e.b: Wie lange dauert es, bis ein digitaler Assistent tatsächlich sinnvoll eingesetzt werden kann?
Richard Helgert: Die technische Einrichtung kann sehr schnell gehen. Die eigentliche Einarbeitung dauert länger. In den ersten Tagen zeigt sich, ob der Assistent die Arbeitsweise richtig verstanden hat und wo noch nachgesteuert werden muss. Ich halte es deshalb für falsch, Unternehmen lediglich einen Zugang zu geben und sie danach allein zu lassen. Der Einstieg entscheidet darüber, ob die Nutzer einen echten Nutzen erkennen oder nach kurzer Zeit sagen: Das bringt mir nichts. Ein Assistent muss nicht von Beginn an alles übernehmen. Sinnvoller ist es, mit einem klaren Prozess zu starten, Erfahrungen zu sammeln und die Aufgaben anschließend Schritt für Schritt zu erweitern.
Welche Aufgaben KI-Assistenten bereits übernehmen können
e.b: Welche Aufgaben eignen sich bereits heute?
Richard Helgert: Besonders geeignet sind wiederkehrende organisatorische Aufgaben. Dazu gehören beispielsweise Terminabstimmungen, das Vorbereiten von Nachrichten, Recherchen, Transkriptionen oder Übersetzungen. Auch die erste Bearbeitung eingehender Anfragen kann unterstützt werden. Wichtig ist, dass die KI nicht zwangsläufig jeden Vorgang vollständig übernimmt. Sie kann Informationen zusammentragen, einen Entwurf erstellen oder eine Anfrage vorsortieren. Der Mensch entscheidet anschließend, ob das Ergebnis verwendet wird. Gerade diese Vorarbeiten kosten im Alltag viel Zeit. Wenn sie wegfallen, können sich Beschäftigte wieder stärker auf ihre fachlichen Aufgaben und den persönlichen Austausch konzentrieren.
e.b: Sie vergleichen den Assistenten mit einem Mitarbeiter. Welche Zugriffsrechte sollte er bekommen?
Richard Helgert: Nur die Rechte, die er für seine Aufgabe tatsächlich benötigt. Einem neuen Mitarbeiter übergibt man schließlich auch nicht das private Smartphone, sämtliche Passwörter und die Bankkarte.
Ein Assistent kann deshalb eigene Konten, eine eigene E-Mail-Adresse oder eine separate Telefonnummer erhalten. Bei anderen Systemen darf er möglicherweise nur lesen oder ausschließlich auf einen ausdrücklichen Auftrag hin tätig werden. Diese Trennung ist entscheidend. Der Mensch muss der Chef bleiben. Er legt fest, ob ein System lediglich Informationen vorbereitet, Entwürfe erstellt oder bestimmte Aufgaben selbstständig ausführen darf.
e.b: Wo sollte eine menschliche Freigabe verpflichtend bleiben?
Richard Helgert: Überall dort, wo Fehler erhebliche Folgen haben können oder eine persönliche Entscheidung erforderlich ist. Ein Beitrag für soziale Medien sollte beispielsweise nicht automatisch veröffentlicht werden, wenn das Unternehmen vorher prüfen möchte, ob Ton und Inhalt passen. Dasselbe gilt für sensible Kundendaten, Verträge, finanzielle Entscheidungen oder wichtige Nachrichten. Technisch lässt sich vieles automatisieren. Die entscheidende Frage lautet aber nicht nur: Kann die KI das? Sondern: Soll sie es ohne Rückfrage tun?
Führung mit KI: Der Mensch muss die Kontrolle behalten
„Ein Assistent kann viel Arbeit übernehmen, aber er darf nicht dazu führen, dass Menschen ihr eigenes Urteil abgeben.“
e.b: Was verändert sich für Führungskräfte, wenn KI immer mehr Aufgaben übernimmt?
Richard Helgert: Führungskräfte müssen genauer entscheiden, welche Aufgaben sie automatisieren und wofür die gewonnene Zeit genutzt wird. Es wäre wenig gewonnen, wenn Beschäftigte durch KI zwar schneller arbeiten, anschließend aber lediglich noch mehr Aufgaben erhalten. Die eigentliche Chance liegt darin, Menschen von Arbeiten zu entlasten, die sie von ihren Fähigkeiten fernhalten. Der gute Handwerker sollte sich auf sein Fach konzentrieren können, die Kundenberaterin auf das Gespräch und der Unternehmer auf die Entwicklung seines Unternehmens. KI kann organisieren, vorbereiten und verbinden. Aber Führung muss weiterhin erkennen, was Menschen besonders gut können und wo sie Unterstützung benötigen.
e.b: Wo liegen derzeit noch die Grenzen digitaler Assistenten?
Richard Helgert: Sie sind abhängig von den angebundenen Programmen und Schnittstellen. Fällt ein Dienst aus oder gibt es für ein Fachsystem keine passende Verbindung, kann ein Prozess ins Stocken geraten. Das zeigt sich auch bei Vorführungen: Nicht jeder Auftrag funktioniert beim ersten Versuch vollständig. Hinzu kommt, dass ein überzeugend formuliertes Ergebnis nicht automatisch richtig ist. Fachwissen und Kontrolle bleiben deshalb notwendig. Ein Assistent kann viel Arbeit übernehmen, aber er darf nicht dazu führen, dass Menschen ihr eigenes Urteil abgeben.
Datenschutz bei KI-Assistenten: Zugriffe klar begrenzen
e.b: Sie haben aus diesen Erfahrungen heraus selbst eine Lösung für digitale Assistenz entwickelt. Wie funktioniert Ihr Ansatz und wie stellen Sie dabei Datenschutz und Datensicherheit sicher?
Richard Helgert: Unser Ansatz ist, verschiedene KI-Modelle und Anwendungen über einen persönlichen Assistenten miteinander zu verbinden. Der Nutzer soll nicht für jede Aufgabe selbst das passende Tool auswählen und einzelne Prozesse miteinander verknüpfen müssen. Gleichzeitig entscheidet er, auf welche Daten und Anwendungen der Assistent zugreifen darf.
Die Plattform selbst verarbeitet und speichert Daten auf Servern in Deutschland beziehungsweise innerhalb der EU. Dazu können beispielsweise Kontakte, Gesprächsverläufe oder Aufgaben gehören, soweit sie für den Betrieb des Assistenten benötigt werden. Passwörter werden nach unseren Angaben weder verarbeitet noch gespeichert. Nach Vertragsende werden die gespeicherten Daten gelöscht.
Für einzelne Aufgaben binden wir auch externe KI-Modelle ein, beispielsweise Claude von Anthropic. Dabei kann eine Verarbeitung außerhalb der EU stattfinden. Für solche Übermittlungen gelten nach unseren Angaben die EU-Standardvertragsklauseln. Zudem ist mit den eingesetzten Anbietern vertraglich vereinbart, dass Kundendaten nicht zum Training ihrer Modelle verwendet werden.
Kunden können unter anderem den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, die Datenschutzerklärung, eine Übersicht der eingesetzten Subauftragsverarbeiter sowie Informationen zu den Sicherheitsstandards der Infrastruktur einsehen. Für mich gehört diese Transparenz dazu: Je mehr Aufgaben ein digitaler Assistent übernimmt, desto klarer muss für ein Unternehmen nachvollziehbar sein, welche Daten wo verarbeitet werden und welche Zugriffsrechte das System besitzt.
„Menschen müssen nicht mehr für jeden Prozess wissen, welches Werkzeug sie benötigen. Sie beschreiben ihr Ziel und der Assistent organisiert den Weg dorthin.“
e.b: Was erwarten Sie von der weiteren Entwicklung?
Richard Helgert: Wir werden KI immer weniger als einzelnes Programm wahrnehmen. Sie wird im Hintergrund verschiedene Anwendungen verbinden und uns durch Arbeitsabläufe begleiten. Damit verändert sich auch die Bedienung. Menschen müssen nicht mehr für jeden Prozess wissen, welches Werkzeug sie benötigen. Sie beschreiben ihr Ziel und der Assistent organisiert den Weg dorthin. Die Technik wird dadurch leistungsfähiger, aber auch verantwortungsvoller. Je selbstständiger ein Assistent arbeitet, desto klarer müssen Unternehmen festlegen, welche Entscheidungen beim Menschen bleiben.
Über den Interviewpartner
Richard Helgert gehört nach eigenen Angaben zu den Experten für modernen Hochleistungsvertrieb, Unternehmertum und den strategischen Einsatz Künstlicher Intelligenz. Als Unternehmer und Buchautor zeigt er, wie intelligente Systeme Unternehmen effizienter machen, ohne den Menschen aus dem Mittelpunkt zu verdrängen. Gemeinsam mit Wilfried und Simon Steiner entwickelte er mit OneBuddy den ersten digitalen Mitarbeiter, von Unternehmern aus der Praxis für Unternehmer in der Praxis. Der KI-Assistent übernimmt eigenständig Prozesse und schafft Freiräume für das, was keine Technologie ersetzen kann: Strategie, Beziehungen und unternehmerische Entscheidungen. Als Gründer des Unternehmernetzwerks Prime Circle bringt Richard Helgert Entscheider zusammen, die sich gegenseitig mit Know-how, Kontakten und unternehmerischer Erfahrung stärken. Seine Überzeugung: Nachhaltiger Erfolg entsteht dort, wo innovative Technologien und starke Netzwerke zusammenwirken.
Website: https://richardh.lovable.app/
