Dokumentenerweiterung DMS hebt Mehrwerte im Asset Management
Im Lebenszyklus von Assets entsteht eine Vielzahl von Dokumenten. Nicht alle unterliegen spezifischen Gesetzen wie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder dem Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG). Trotzdem stellen sie einen hohen Wert im Unternehmen dar und sollen transparent in den Prozessen und in der Dokumentation genutzt werden können.
Die Software SAMO LIDS der Asseco BERIT GmbH bietet im Standard Funktionen zum Anhängen von Dokumenten an alle dafür konfigurierten Asset- und Prozessobjekte. Mit der Integration der Dokumentenerweiterung DMS wird diese um eine Lösung für die Organisation und Koordination aller Dokumente eines Unternehmens erweitert. Dazu werden Dokumente in SAMO LIDS hochgeladen oder verknüpft, in virtuellen Ordnern strukturiert und können bei Bedarf mit Schlagworten versehen werden. Dies vereinfacht die Dokumentensuche und die Bearbeitung.
Versionierung macht Dokumentenhistorie transparent
Um die Dokumente im Mehrbenutzermodus kontrolliert bearbeiten zu können, stehen Funktionen wie Sperren, Check-In und Check-Out zur Verfügung. Mit Hilfe der automatischen Versionierung der Dokumente werden alle Änderungen an Dokumenten als eine neue Version im System erstellt. Das ursprüngliche Dokument bleibt dabei unverändert. Über die Versionierung können Anwender auf die vollständige Historie eines Dokumentes zugreifen und auch auf frühere Versionen verweisen.
Die Dokumentenerweiterung DMS ist eine Lizensierungsoption des SAMO Application Servers sowie der SAMO LIDS-Clients Edit und Explorer. Übrigens können in SAMO LIDS registrierte Ordner und Dokumente auch in Prozessen, auf die mit SAMO Web-Clients zugegriffen wird, durchgängig verwendet werden und vice versa.
Nutzen und Vorteile
- Optimierung der alltäglichen Arbeitsabläufe
- Effiziente und schnelle Erfassung, Verwaltung und Archivierung von digitalen Dokumenten
- Höhere Sicherheit und mehr Compliance
- Papierloses Arbeiten
- Kostenreduzierung
- Zeitersparnis bei der Suche nach Dokumenten
- Verknüpfung mit Prozessobjekten
- Steuerung der Zugriffsrechte
- Automatische Versionierung von Dokumenten
- Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
- Einfachste Bedienung
Weitere Informationen vermittelt das >Produktblatt.
Für Fragen und weitere Informationen zu SAMO LIDS und zur SAMO LIDS Dokumentenerweiterung DMS stehen die Experten die Asseco BERIT GmbH gerne zur Verfügung.
