Wie Stadtwerke-IT zusammenwächst

ERP-Systeme, Kundenportale, spezialisierte Anwendungen und künstliche Intelligenz müssen künftig enger zusammenarbeiten. Auf dem Wilken Utility Summit 2026 diskutierten Branchenvertreter, wie integrierte Plattformen die Digitalisierung vereinfachen können und welche Veränderungen dafür notwendig sind.

Ein neues Kundenportal soll eingeführt, eine weitere Fachanwendung angebunden oder ein Prozess automatisiert werden. Für die IT-Abteilung eines Energieversorgers bedeutet das häufig zusätzliche Schnittstellen, individuelle Anpassungen und Abstimmungen zwischen unterschiedlichen Dienstleistern. Funktioniert später etwas nicht, beginnt die Suche nach der Ursache: Liegt es an den Daten, der Schnittstelle oder einer der beteiligten Anwendungen?

Für Dominik Schwärzel, CEO der Wilken Software Group, gehört das zu den grundlegenden Problemen heutiger IT-Landschaften. Viele Systeme seien über Jahre durch individuelle Anbindungen miteinander verknüpft worden. Ein Großteil der heutigen Supportanfragen bei Wilken betreffe Schnittstellenprobleme und inkonsistente Daten, berichtete Schwärzel auf dem Wilken Utility Summit am 8. Oktober in Ulm.

Mit immer mehr spezialisierten Anwendungen und künstlicher Intelligenz dürfte das Zusammenspiel der Systeme noch wichtiger werden. Wie die Energieversorgung im Jahr 2036 aussehen könnte und welche Entscheidungen bereits heute notwendig sind, stand im Mittelpunkt der Veranstaltung.

Nicht die Schnittstelle, sondern der gesamte Prozess zählt

Eine Antwort sieht Wilken in einer veränderten Aufgabenverteilung zwischen Energieversorgern, Softwareherstellern und spezialisierten Partnern. Statt verschiedene Anwendungen lediglich bereitzustellen, soll der Plattformanbieter auch dafür verantwortlich sein, dass diese dauerhaft zusammenarbeiten.

„Integration ist ein Produkt“, erklärte Schwärzel. Damit meint er einen grundlegenden Unterschied zur bisherigen Praxis: Die Verbindung zwischen zwei Anwendungen soll nicht erst im Einführungsprojekt eines Stadtwerks individuell entwickelt werden. Vielmehr wird die Integration selbst zu einem Produkt mit eigener Entwicklung, Pflege und Qualitätssicherung.

Dazu gehören standardisierte Schnittstellen, abgestimmte Datenmodelle und klar geregelte Verantwortlichkeiten. Ändert ein Partner seine Anwendung, muss auch die Verbindung zu den übrigen Systemen weiterhin funktionieren. Diese Aufgabe soll nicht jedes Stadtwerk einzeln lösen müssen.

Wilken verfolgt diesen Ansatz mit seiner Lösungsplattform GY und der energiewirtschaftlichen Ausprägung GY Utility. Sie soll das ERP-Kernsystem mit spezialisierten Partnerlösungen verbinden. Anders als bei einer reinen Technologieplattform beansprucht Wilken dabei die Verantwortung für durchgängige Prozesse, den Betrieb und die Integration der beteiligten Anwendungen.

Schwärzel formulierte den Anspruch so: „Am Ende muss der Kundenprozess maximal effizient und sicher abgebildet sein.“ Ob eine solche Plattform funktioniert, entscheidet sich damit weniger an der Zahl verfügbarer Anwendungen als daran, ob die Prozesse tatsächlich durchgängig und zuverlässig laufen.

Was Stadtwerke selbst beherrschen müssen

Der Plattformgedanke verändert auch die Anforderungen an die Energieversorger. Welche Aufgaben sollten sie künftig selbst übernehmen, welche lassen sich gemeinsam mit anderen Unternehmen oder spezialisierten Dienstleistern effizienter erledigen?
Thomas Deeg von den Stadtwerken Schwäbisch Hall plädierte dafür, zunächst die eigenen Kompetenzen zu bestimmen. Sein Unternehmen bietet über Sherpa-X bereits energiewirtschaftliche Dienstleistungen für andere Versorger an und setzt dabei auf die Lösungsplattform GY. Zugleich müsse es bereit sein, Aufgaben an Partner abzugeben, um sich auf die eigenen Stärken zu konzentrieren.

Noch wichtiger als die Auswahl neuer Software sei die Analyse bestehender Prozesse. „Für mich ist diese zukünftige Aufgabe keine Frage von Systemen oder IT. Das ist nur ein Werkzeug. Stattdessen ist es eine Frage von Prozessen“, erklärte Deeg. Stadtwerke müssten prüfen, welche Abläufe besonders aufwendig seien, wo Zuständigkeitsgrenzen die Arbeit erschwerten und an welchen Stellen sich die größten Verbesserungen erzielen ließen.

Sven Garrels, Partner bei der Unternehmensberatung Kearney, ergänzte die wirtschaftliche Perspektive. Gerade kleinere Versorger könnten angesichts des Investitionsbedarfs nicht überall gleichzeitig neue Kompetenzen aufbauen. Standardprozesse wie die Abrechnung müssten zuverlässig funktionieren, seien aber kaum geeignet, sich im Wettbewerb von anderen Anbietern abzuheben.

Auch Tanja Utescher-Dabitz vom Bundesverband der Energie- und Wasserwirtschaft (BDEW) sieht in Kooperationen eine Möglichkeit, fehlende Ressourcen und Kompetenzen auszugleichen. Zwar seien große Versorger bei der Digitalisierung häufig weiter. „Aber es gibt auch Kleine, die absolute Leuchttürme sind, die weit vorne sind“, betonte sie. Entscheidend sei, Digitalisierung strategisch zu steuern und Erfahrungen aus den Fachbereichen zusammenzuführen.

„KI löst keine schlechten Prozesse. Sie macht schlechte Prozesse vielleicht schneller, manchmal auch viel schneller“, so Tobias Mann, Chief Customer Officer der Wilken Software Group.

KI braucht Zugang zu den richtigen Daten

Wie wichtig das Zusammenspiel der Anwendungen wird, zeigt sich besonders beim Einsatz künstlicher Intelligenz. Ein KI-Agent, der beispielsweise eine Kundenanfrage beantworten soll, benötigt Informationen aus verschiedenen Systemen. Je nach Anliegen können das Vertragsdaten, Abrechnungsinformationen oder der Bearbeitungsstand eines Vorgangs sein.

Zoran Petrovic, Geschäftsführer von Conuti, sieht hier eine zentrale Voraussetzung für leistungsfähige KI-Anwendungen. Die vorhandenen Systemlandschaften seien überwiegend auf menschliche Nutzer ausgerichtet. Sie arbeiten mit grafischen Oberflächen und manuellen Eingaben. KI dagegen benötige einen geeigneten technischen Zugang zu den relevanten Daten und Prozessen. Dabei sei deren Qualität entscheidend. „Gibst du ihr falsche Daten, wird sie schneller falsch entscheiden als du“, warnte Petrovic.

Er sieht große Möglichkeiten, Kundenanfragen künftig weitgehend automatisiert zu bearbeiten. Statt lediglich den Eingang einer Anfrage zu bestätigen, könnte ein System unmittelbar auf die benötigten Informationen zugreifen, den Vorgang bearbeiten und dem Kunden eine abschließende Antwort geben. So könnten Bearbeitungszeiten sinken und Beschäftigte entlastet werden.

Allerdings reicht es nicht aus, einem bestehenden Prozess einfach KI hinzuzufügen. Darauf hatte bereits Tobias Mann, Chief Customer Officer der Wilken Software Group, zum Auftakt des Summits hingewiesen: „KI löst keine schlechten Prozesse. Sie macht schlechte Prozesse vielleicht schneller, manchmal auch viel schneller.“ Die entscheidende Frage sei deshalb, welche Tätigkeiten automatisiert werden sollten, wo weiterhin Menschen entscheiden müssen und welchen konkreten Nutzen die Technologie bringt.

Zwischen Experimentieren und sicherem Betrieb

Wie schnell sollten Versorger mit KI beginnen? Darüber gab es auf dem Podium unterschiedliche Akzente. Petrovic plädierte dafür, bestehende IT-Landschaften und Datenstrukturen auf die Anforderungen der KI vorzubereiten. Utescher-Dabitz betonte dagegen, dass Unternehmen nicht warten sollten, bis sämtliche Voraussetzungen perfekt seien. Erste Anwendungen könnten parallel zur Verbesserung der Datenbasis entstehen. Schnelligkeit sei ebenfalls ein wichtiger Faktor.

Garrels warnte zugleich davor, den Erfolg einer KI-Strategie an der Zahl gestarteter Pilotprojekte zu messen. „Das Unternehmen, das jetzt die meisten Piloten startet, wird nicht unbedingt das Unternehmen sein, das am erfolgreichsten die KI-Transformation durchläuft“, erklärte er. Entscheidend seien ein geeignetes Betriebsmodell, die Fähigkeiten der Beschäftigten und messbare wirtschaftliche Ergebnisse.

Schwärzel sieht eine weitere Herausforderung darin, KI-Anwendungen kontrolliert in den Produktivbetrieb zu überführen. Er warnte insbesondere vor selbst entwickelten Agenten, die ohne ausreichende Sicherheitsvorkehrungen schreibend auf produktive Datenbanken zugreifen. Hier seien klare Zuständigkeiten, geregelte Zugriffsrechte und verlässliche Standards notwendig.

Für die Stadtwerke bedeutet das, gleichzeitig Raum für neue Ideen zu schaffen und die Sicherheit ihrer energiewirtschaftlichen Kernprozesse zu gewährleisten.

Die Technik verändert auch die Organisation

Wie anspruchsvoll solche Veränderungen im Alltag sind, schilderte Bernd Reichelt, Geschäftsführer der Stadtwerke SH. Der Verbund aus den Stadtwerken Rendsburg, Eckernförde und Schleswig führt mehrere bisher getrennte ERP-Landschaften auf einer gemeinsamen Systembasis zusammen.

Dabei geht es um mehr als die Einführung einer neuen Software. Unterschiedliche Arbeitsweisen müssen aufeinander abgestimmt, Prozesse vereinheitlicht und Mitarbeitende auf die Veränderungen vorbereitet werden. Erst auf einer gemeinsamen Systembasis lassen sich die Abläufe umfassend weiterentwickeln.

Reichelt betonte deshalb vor allem die kulturelle Dimension der Transformation. „Wir reden nicht nur über Struktur und Prozesse, sondern über Kultur.“ Führungskräfte müssten Verantwortung anders verteilen und die Beschäftigten stärker in Veränderungen einbeziehen.

Auch Prof. Dr. Dietmar Graeber von der Technischen Hochschule Ulm sieht die Unternehmenskultur als wesentlichen Faktor für den Digitalisierungserfolg. „Das erste Thema, woran ich als Stadtwerk arbeiten würde, wäre das Thema Strukturen“, erklärte er. Entscheidend sei, die Organisation so aufzustellen, dass neue Technologien ihre Wirkung entfalten könnten. Dazu gehörten eine offene Innovationskultur und weniger starre Hierarchien.

Am Ende entscheidet der Kunde

Trotz der intensiven Diskussion über Plattformen, Daten und KI rückte auf dem Summit immer wieder der Kundennutzen in den Mittelpunkt. Graeber verwies auf Anwendungen für das häusliche Energiemanagement, die in anderen Ländern bereits weitgehend automatisiert funktionieren. Kunden wollten sich möglichst wenig damit beschäftigen, wann ihr Elektroauto geladen oder ihr Batteriespeicher eingesetzt werde. Entscheidend sei, dass die Lösung zuverlässig funktioniere und wirtschaftliche Vorteile bringe.

Gleichzeitig wächst die Bedeutung der Kundenbeziehung. Während digitale Assistenten künftig zahlreiche Aufgaben übernehmen könnten, setzen die Stadtwerke SH bewusst auch auf persönliche Beratung. Reichelt berichtete, dass wieder Kundenzentren eröffnet werden, insbesondere um Kunden bei komplexen Themen wie der Wärmeversorgung zu unterstützen.

Die Stadtwerke Schwäbisch Hall verfolgen einen ergänzenden Ansatz: Sie haben ihre zuvor getrennten Kundenservices für verschiedene Sparten zusammengeführt. Kunden sollen möglichst unabhängig vom gewählten Kontaktweg eine abschließende Antwort auf ihr Anliegen erhalten.

Damit schließt sich der Kreis zur technischen Integration. Ob im Hintergrund ein ERP-System, mehrere Fachanwendungen oder KI-Agenten arbeiten, ist für die Kunden zweitrangig. Sie erwarten, dass ihr Anliegen erledigt wird.