Stadtwerke Kempen optimieren ihre administrativen Abläufe
Bei der Stadtwerke Kempen GmbH legt man Wert auf Unabhängigkeit und Kundenorientierung. Um die komplexen Prozesse des Energiemarkts in Eigenregie abwickeln zu können und zukunftsfähig zu bleiben, nutzt der kommunale Energiedienstleister vom Niederrhein die Chancen durch intelligente Digitalisierung. Das gilt in gleicher Weise für administrative Prozesse. Durch die Einführung des Dokumentenmanagementsystems von orgavision konnten die Abläufe in vielen Arbeitsbereichen deutlich effizienter und transparenter gestaltet werden.
Von Johannes Woithon, Geschäftsführer der orgavision GmbH
Als Komplettanbieter für Strom, Gas, Fernwärme und Wasser bietet die Stadtwerke Kempen GmbH ihren Kunden alle Vorteile eines lokalen Energieversorgers. Das Unternehmen sieht sich dabei – als hundertprozentige kommunale Tochter der Stadt Kempen – in der historischen Verantwortung, auch weiterhin unabhängig von großen Konzernen zu bleiben und für die Bürgerinnen und Bürgern eine kostengünstige Energieversorgung sicherzustellen. Ein Baustein seiner Erfolgsstrategie ist ein gut durchdachtes Qualitätsmanagement, das auch digital inzwischen viele Anwendungsfelder unterstützt. Dass die Stadtwerke dadurch effiziente Prozesse leben und auch insgesamt erfolgreich wirtschaften, kommt der Stadt Kempen zugute. Die Gewinne nutzt die Kommune für Investitionen beispielsweise in Projekte oder Baumaßnahmen in der Region.
Welches Dokument ist auf dem neuestem Stand?
Gut eineinhalb Jahre ist es her, als bei den Stadtwerken Kempen organisatorisch relevante Dokumente noch in klassischen Office-Anwendungen, wie etwa Excel, Word oder Powerpoint abgebildet wurden. Je mehr Dateien sich ansammelten, um so schwieriger wurde es, den Überblick zu behalten. Folglich standen stets Fragen im Raum wie: Welche Datei ist aktuell? Wer ist für welchen Prozess verantwortlich? Welche Unterlage wurde wann von wem zuletzt überarbeitet? „Es war für uns alle sehr schwer nachzuvollziehen, welches Dokument oder welche Prozessbeschreibung nebst all den damit in Verbindung stehenden Verantwortlichkeiten aktuell und auf dem neuesten Stand ist“, erinnert sich Reinhard Bretzke (Bild), Leiter Stromversorgung bei den Stadtwerken Kempen. „Die daraus resultierende Suche und Abstimmung kostete alle Beteiligten viel Zeit und Energie.“
Schon allein dies führte in den Köpfen der Entscheider zu der Erkenntnis, eine Neugestaltung des Qualitätsmanagements insgesamt anzustreben. Hinzukamen rechtliche Notwendigkeiten: So wurde beispielsweise vom Gesetzgeber das IT-Sicherheitsgesetz eingeführt. Mit ihm ging die Verpflichtung einher, dass etliche Versorger ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) implementieren müssen. Der Anspruch, dass die Dokumente revisionssicher geordnet sowie abgelegt sind und ein entsprechendes System auch einem Audit standhalten sollte, war mit Excel und Word nicht zu stemmen. Die Stadtwerke Kempen standen also vor der Aufgabe, auch aus rechtlichen Gründen innerhalb kurzer Zeit eine Lösung zu finden, die ihr Managementsystem auf ein neues Level heben konnte.
Empfehlung benachbarter Stadtwerke erwies sich als Volltreffer
Lange suchen mussten die Fachverantwortlichen der Stadtwerke Kempen dabei zum Glück nicht. Der Regionalversorger ist gut vernetzt und steht auch mit anderen Stadtwerken im engen Austausch. „Wir folgten damals den Empfehlungen von einem benachbarten Stadtwerk“, sagt Bretzke. „Deren Lösung orgavision vereinte all unsere Vorstellungen und war auch vom Preis-Leistungs-Verhältnis her attraktiv. Zudem waren andere Softwareanwendungen bei weitem nicht so flexibel und oft mit externen Kosten verbunden, wenn Anpassungen notwendig gewesen wären. Wir wollten hingegen ein System einsetzen, das uns die Möglichkeit gibt, selbst zu administrieren und flexibel zu gestalten. Insofern fiel uns die Entscheidung für orgavision sehr leicht.“
orgavision-Startseite.
Die revisionssichere Lösung beinhaltete dabei viele für einen erfolgreichen Qualitätsmanagementprozess relevante Komponenten, wie beispielsweise eine eindeutige Dokumentenzuordnung, ein intelligentes Berechtigungskonzept, eine sichere Versionsverfolgung oder den Anforderungen entsprechend anpassbare Freigabemechanismen. „In einem Audit muss es möglich sein, auf Dokumente schnell zuzugreifen“, sagt Reinhard Bretzke. „Der Auditor muss zudem schon im Vorfeld in der Lage sein, die Dokumente zu sichten. Mit dem neuen System war das problemlos möglich.“
Vom Startschuss für die Software im Oktober 2018 bis zur Inbetriebnahme vergingen gerade einmal acht Wochen. Den reibungslosen Start förderte sicher auch die intuitive Bedienbarkeit der Anwendung. Eine aufwändige Einarbeitung war tatsächlich nicht nötig: Es erforderte lediglich einer zweitägigen internen Schulung für ein fünfköpfiges Redaktionsteam zur Einführung von orgavision, und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren problemlos in der Lage, das System selbständig und vollumfänglich zu nutzen. Im Januar 2019 fand bereits das erste Audit mit orgavision statt, und die Stadtwerke Kempen erhielten prompt Bestnoten, da alle erforderlichen Dokumente in ihrer aktuellsten Form vorlagen und leicht zu finden waren. „Der Auditor war offenkundig begeistert, dass wir in der Lage waren, ihm die Dokumente nach der erforderlichen Norm ISO 27001 korrekt zu präsentieren“, erinnert sich Bretzke.
Qualitätsmanagement als Basis für weitere Einsatzfelder
Seitdem evaluieren die Stadtwerke Kempen weitere Einsatzmöglichkeiten für ihr System. So wurde beispielsweise eine neue Intranet-Lösung geschaffen, die in orgavision umgesetzt ist und damit die alte interne Kommunikationsplattform ersetzt. Die Stadtwerke Kempen profitieren ohnehin auf unterschiedlichen Ebenen von der eingesetzten Software. So lassen sich beispielsweise die Arbeitsabläufe einfach und übersichtlich mit dem Prozesseditor darstellen. Auch das Vertragsmanagement bildet der Versorger inzwischen in der Anwendung ab. „Die zuständigen Kollegen finden in orgavision alle Verträge mit den jeweiligen Zuständigkeiten. Sie werden über das Ereignismanagement von orgavision automatisch informiert, wenn Anpassungen notwendig sind“, erläutert Bretzke.
Sogar das Projektmanagement ist schon in orgavision integriert: In Großprojekten, wie etwa dem Bau eines Umspannwerks, greifen alle Beteiligten über das Berechtigungskonzept gesteuert auf die für sie vorgesehenen Dokumente zu. Dazu zählen unter anderem auch Organigramme, die allen die Arbeit erleichtern indem sie Abstimmungen, Abnahmeregelungen und vor allem Verantwortlichkeiten transparent halten.
Erheblicher Beitrag für die IT-Sicherheit der Stadtwerke Kempen
Auch hinsichtlich der internen Prozessorganisation entwickelt sich das Unternehmen weiter. In Zukunft sollen sich zum Beispiel alle Fachabteilungen der Stadtwerke Kempen in der Struktur des Qualitätsmanagementsystems wiederfinden. „Wir geben den jeweiligen Teamleitern der Fachabteilungen die Möglichkeit, ihre Dokumente abzulegen und diese gegebenenfalls mit anderen Abteilungen zu teilen“, kündigt Bretzke an. Über das Berechtigungskonzept wird dann die Einsicht oder die Bearbeitung der Dokumente zwischen den Fachabteilungen, bei Bedarf auch mit externen Dritten, gesteuert. Die Vision hier: Die Stadtwerke Kempen brauchen keine Dokumentenablage mehr im File-System von Windows. Das bedeutet natürlich auch einen gesteuerten Zugriff auf das dann stets aktuelle Dokument, welches nur noch einmal vorhanden ist. Dieses Vorgehen leistet einen erheblichen Beitrag für die IT-Sicherheit im Unternehmen.
Fazit: Die Stadtwerke Kempen haben ihr Dokumentenmanagement zukunftsorientiert ausgerichtet. Sie profitieren seither von den erwarteten Effekten, wie etwa einer deutlichen Effizienzsteigerung dank der spürbaren Prozessbeschleunigung. Auf dieser stabilen Basis entwickelt sich das Unternehmen weiter und baut die Anwendungsfelder von orgavision weiter aus – ob im Bereich Vertragsverwaltung, dem Projektmanagement und in Zukunft auch dem Technischen Sicherheitsmanagement (TSM). „Dass all die Einsatzfelder problemlos und auch im Zusammenspiel mit Externen in einer Lösung abbildbar sind, ist ein großes Alleinstellungsmerkmal“, ist sich Reinhard Bretzke sicher.
